Wincasa AG

Die Immobilien-Dienstleisterin Wincasa AG verwendete zur Abwicklung ihrer Verwaltungsprozesse “REM“, eine Software, die gemeinsam mit weiteren Immobilien-Bewirtschaftern und –Eigentümern entwickelt wurde. Durch die stetig steigende Zahl an Mitarbeitern und Objekten konnte die Software das wachsende Geschäftsvolumen jedoch nicht mehr adäquat bewältigen. Dies verursachte zahlreiche Probleme, die sich unter anderem in schlechter Performance widerspiegelten. Zudem erforderte die etablierte Lösung einen hohen Wartungs- und Supportaufwand und ließ sich nur sehr eingeschränkt erweitern. Um die gesetzten strategischen Wachstumsziele realisieren zu können, musste Wincasa ihre Real Estate Management Software entweder möglichst schnell anpassen oder durch eine neue ersetzen. Die Herausforderung wurde von der Wincasa IT-Abteilung rechtzeitig erkannt, konnte jedoch aufgrund mangelnder Ressourcen nicht eigenständig gelöst werden. Deshalb entschied man sich zur Beauftragung eines externen Dienstleisters.

Lösung

Trivadis erneuerte für Wincasa AG die vorhandene Real Estate Management Software „REM“. Der Reengineering-Prozess bestand aus zwei Phasen und wurde ohne Beeinträchtigung des Alltagsgeschäfts erfolgreich abgeschlossen. Das Resultat ist eine deutlich verbesserte Software namens „WinPlus“.

Ein Fall für individualisierte Software

Die Wincasa AG bietet professionelle Immobilien-Dienstleistungen an und bewirtschaftet eine Vielzahl unterschiedlicher Liegenschaften. Zur Abwicklung der internen Geschäftsprozesse benötigt das Unternehmen eine leistungsfähige und stabile Softwarelösung, die die Mitarbeiter im Alltagsgeschäft unterstützt und auch bei hoher Last funktionell und performant arbeitet. Gleichzeitig ist für die Mitarbeiter wichtig, mittels der Software schnell und flexibel auf individuelle Kundenwünsche reagieren zu können – zum Beispiel beim Reporting oder der Bereitstellung von Grundrissen und hochwertigem Bildmaterial.

Da bislang angebotene Standard-Lösungen zur Immobilienverwaltung individuelle Anforderungen nur in begrenztem Umfang erfüllen, entwickelte die Wincasa AG gemeinsam mit Immobilien-Bewirtschaftern und -Eigentümern die Software REM.

Ganz gleich ob zur Bearbeitung laufender Verwaltungsaufgaben wie Mietvertragswesen, Nebenkostenabrechnung, Liegenschaftsbuchhaltung oder zur Bereitstellung von regelmäßigen Reports an Eigentümer und Investoren: Die Software bildet für Wincasa eine wesentliche Grundlage für die Abwicklung sämtlicher Immobilien-Verwaltungsprozesse.

IT Systeme müssen mit dem Unternhemen wachsen

Durch das schnelle Wachstum der Wincasa AG stieß REM zunehmend an Performancegrenzen – auch wenn Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt noch keine direkten Auswirkungen spürten. Ein weiterer Anstieg von Datenmengen und Nutzerzahlen hätte jedoch unweigerlich zum Kollaps der Anwendung geführt. Somit bestand seitens der IT akuter Handlungsbedarf. Nach umfassender Analyse entschieden sich die Wincasa IT-Experten für ein Reengineering der Anwendung. Da diese Aufgabe nicht in-house gelöst werden konnte, wurden mehrere externe Dienstleister mit einem Konzeptvorschlag beauftragt. Darüber hinaus sollten sie ihre Vorgehensweise für ein sicheres Reengineering skizzieren – auch im Hinblick auf die Performance der vom Umbau nicht betroffenen Softwareteile.

„Trivadis überzeugte von Beginn an mit hoher Fachkompetenz, erkannte unser Problem sofort und erstellte ein faires, wirtschaftliches Reengineering-Konzept“, sagt Markus Brechbühl.

Das Konzept: Reeingeneering und Optimierung der Software

Während einer Proof-of-Concept-Phase (POC) wurden durch Trivadis unterschiedliche Verfahren zur Optimierung der Software auf ihre Eignung überprüft. Im Vordergrund stand die Analyse von Komponenten, die unmittelbar mit den meistgenutzten Geschäftsprozessen verbunden waren und eine hohe Systemlast verursachten. Demgegenüber bleiben andere Komponenten der Anwendung erhalten und können unverändert weiter genutzt werden. Gemeinsam mit der Fachabteilung der Wincasa wurden die wichtigsten Prozesse identifiziert und einer Prioritätsbewertung unterzogen. Nach Aufstellung eines Pflichtenheftes erneuerte ein erfahrenes Entwicklerteam die Komponenten der Ursprungssoftware in zwei getrennten Phasen. Der Vorteil: Wincasa konnte sich von der Wirkung der Maßnahmen überzeugen und flexibel über eine Fortführung des Projektes entscheiden.

„Trivadis arbeitete hervorragend mit unseren IT- und Fachabteilungen zusammen. Bereits nach Abschluss der ersten Projektphase waren deutliche Verbesserungen spürbar und so entschieden wir uns für eine vollständige Umsetzung des Reengineering-Konzeptes für WinPlus“, sagt Markus Brechbühl.

Das Trivadis Managed Data-Access Framework (TMDA) spielte beim Reengineering der Anwendung eine entscheidende Rolle. Durch den Einsatz dieses Frameworks konnte der Softwareerstellungsprozess erheblich beschleunigt und das Projekt letztlich mit einem geringeren Budget realisiert werden. Gleichzeitig dient TMDA der aktiven Qualitätssicherung, da so ausschließlich erprobte Code-Bausteine zum Einsatz kamen.

TMDA wurde von Trivadis entwickelt und dient einer schnellen und sicheren Implementierung von Datenzugriffen auf Oracle und Microsoft SQL-Server Datenbanken. Das Framework besteht aus verschiedenen Code-Generatoren sowie einer .NET Klassenbibliothek und stellt ein wichtiges Standardwerkzeug für die Softwareentwicklung durch Trivadis dar.

Über den Kunden

Die Wincasa AG, 1999 mit rund 90 Mitarbeitenden gegründet, ist heute mit über 600 Mitarbeitenden und dreizehn Standorten eines der führenden Immobilien-Dienstleistungsunternehmen der Schweiz. Wincasa bewirtschaftet rund 160’000 Objekte mit einem Anlagewert von rund 40 Mrd. Franken und ist eine Tochtergesellschaft der Credit Suisse Group.

Ziel ist die optimale Betreuung sowohl der institutionellen Immobilienanleger als auch der Mieter. Abgestimmt auf die Bedürfnisse beider Parteien werden Lösungen für den gesamten Immobilienbereich angeboten. Der Fokus wird dabei auf die bestmögliche Mischung aus Rendite und Mieterzufriedenheit gesetzt.

Neben der Immobilienbewirtschaftung zählen auch Beratungsleistungen rund um die Immobilien, das Bau-, Retail- und Center Management sowie die Vermarktung und das Real Estate Investment zu den Kernkompetenzen.